Reunião e cronograma podem matar a produtividade se mal usados

Esses recursos devem ser empregados com sabedoria

Durante minha pós-graduação, havia um projeto que envolvia pesquisadores de vários laboratórios da universidade e que estava parado há alguns meses. Foi quando o professor que chefiava um dos laboratórios resolveu reunir todos os participantes para que o projeto fosse retomado.

Após duas horas de discussão, terminamos a reunião com a lista das providências que deveriam ser tomadas e com um cronograma em mãos orientando o prazo de cada uma delas. Essa “retomada” imprimiu no grupo uma sensação de alívio e até mesmo alguma euforia.

Enquanto deixávamos a sala, um colega de laboratório me convidou para um café. Tomar café na companhia dos colegas é um ritual clássico após reuniões científicas. Nesses cafés alinhava-se melhor os detalhes da reunião e fala-se mal de outros pesquisadores. É um momento de descontração basicamente.

Enquanto tomávamos o espresso arabica do Instituto de Biociências ele comentou: “Este projeto estava dois anos atrasado mas agora fizemos uma reunião e, porque definimos um novo cronograma, estamos novamente em dia… Mesmo que nada novo tenha sido realmente feito.”

Ele tinha razão. Absolutamente nada foi executado do projeto mas a reunião gera uma sensação de que as coisas estão caminhando. O novo cronograma, por sua vez, nos retirou da condição de atrasados e nos deixou novamente “em dia”.

Essa situação é a realidade de muitos grupos de trabalho em empresas, ONGs, OSCIPs, condomínios etc. Se sua equipe de trabalho investe bastante tempo em reuniões e/ou modifica frequentemente os cronogramas dos projetos, provavelmente a produtividade do coletivo está longe de ser a ideal.

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Claro que reuniões são importantes mas elas devem acontecer na proporção correta. A única razão para a ocorrência de uma reunião é porque as pessoas não sabem o que devem fazer.

Algumas atividades exigem naturalmente mais reuniões, como aquelas que envolvem alto grau de subjetividade (o processo educacional, a política etc.) ou alto grau de novidade (por exemplo, o projeto Apolo XI, que levou uma missão tripulada à Lua, ou o projeto da Petrobrás que permitiu a extração do petróleo depositado na camada pré-sal). Mesmo nesses casos a frequência e a duração das reuniões não podem ser exageradas sob risco de comprometer a execução dos projetos. Já nas atividades mais comuns as reuniões devem ser eventos raros.

Os membros de uma equipe com poucas reuniões e baixo registro de falhas sabem o que devem fazer e cada um sabe como seu trabalho se insere no processo total. Isso quer dizer que as poucas reuniões são eficazes para garantir o compartilhamento da compreensão do projeto.

As revisões de cronogramas, por sua vez, são resultantes exatamente da ineficiência das reuniões. Certamente esse conjunto improdutivo pode ser determinado pela falta de capacitação de uma equipe ou pela falta de liderança do gestor. De qualquer modo, é um ótimo marcador que sinaliza a necessidade de providências.

Fique ligado

Ao perceber esse conjunto (reuniões excessivas + revisões de cronograma) em sua equipe, é hora de procurar o gestor para um bate-papo, compartilhar com o grupo quando for o caso ou, se você é o líder, é hora de identificar as razões para a baixa produtividade.

Até porque a visão aqui não é a de um produtivismo artificial. Um grupo pouco produtivo, além de não alcançar seus objetivos, tende a produzir falta de motivação em seus membros e consequente sofrimento psíquico, com padrões de procrastinação, ansiedade e depressão. Sem contar os resultados negativos pragmáticos (demissões, abandonos, falências etc.).

Então nunca devemos ignorar o fato de que estamos participando de reuniões em excesso. Elas geram uma sensação de produtividade que na verdade é falsa. Se você está nesta situação, não se desespere. Enfrentar a condição e buscar soluções para ela normalmente é agradável e motivante, além de permitir sentir satisfação a cada pequena mudança que vai se refletindo aos poucos no cotidiano por meio do aumento da eficiência do grupo, menor ocorrência de problemas, menos ansiedade e estresse e maior tempo livre para seus membros.

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  1. agnelo aparecido segura

    Reunião só funciona de manhã, bem cedo. Tipo Segunda-feira as 7:00 horas. Ela não deve durar mais do que meia hora, se não vira oba-oba.